Drei Regeln für einen hervorragenden Kundenservice

Dass Kunden nicht immer nur bequem sind, wissen Sie natürlich bereits. Die Frage ist: Wie geht man richtig mit ihnen um, sodass Sie dem Unternehmen treu bleiben und immer zufrieden sind? Zunächst muss natürlich die Qualität stimmen. Mit einem schlechten Produkt gibt sich niemand zufrieden. Gleichzeitig sollte außerdem der Preis stimmen. Wenn diese zwei Kriterien gegeben sind, gibt der Kundenberater den Ausschlag. Wir geben Ihnen einige Regeln an die Hand, mit denen Sie jeden Kunden bei der Stange halten können.

Informationen sind das A und O

Viele Kunden möchten alles über das Produkt und die Rahmenbedingungen wissen. Dass Sie jede Frage der Kunden ausführlich und richtig beantworten sollten, steht natürlich außer Frage. Sie sollten aber auch die Fragen beantworten, die der Kunde noch gar nicht gestellt hat. Enthalten Sie ihm keine Informationen vor. In einigen Fällen kann es sich sogar lohnen, dass Sie dem Kunden ungefragt die Nachteile des Produkts mitteilen. Dadurch wirken Sie ehrlich und der Kunde schenkt Ihnen sein Vertrauen.

Es kann natürlich auch einmal passieren, dass sich nach dem Geschäftsabschluss noch etwas ändert. Häufig ist es der Fall, dass ein zugesagter Liefertermin plötzlich nicht mehr gehalten werden kann, weil beispielsweise der Zulieferer seinen Termin nicht einhält oder das Produkt bei der Lieferung beschädigt war. Sobald Sie von diesen Verzögerungen erfahren, sollten Sie Ihren Kunden darüber in Kenntnis setzen. Das gleiche ist der Fall, wenn unerwartet hohe Kosten anfallen, die den Preis für den Kunden in die Höhe treiben würden. Gerade bei Dienstleistungen ist dies wichtig.

Am besten wäre es, wenn Sie sich immer wenigstens die Telefonnummer des Kunden notieren. Auch die Mobilfunknummer oder die Emailadresse sollten möglichst notiert werden. So können Sie sicher sein, dass Sie den Kunden im Fall der Fälle erreichen können.

Termine immer absprechen

Sie sollten Termine nicht einfach bestimmen, sondern sie nach dem Kunden richten. Fragen Sie immer zunächst den Kunden, wann er Zeit hat. Wenn er keine Terminwünsche hat, können Sie immer noch einen Termin vorschlagen. Auch wenn Sie zufällig zur vom Kunden gewünschten Zeit bereits einen anderen Termin haben, können Sie einen alternativen Termin vorschlagen.

Besondere Zusatzleistungen

Mit außergewöhnlichen Zusatzleistungen können Sie die Kundenbindung erhöhen. Bei Produktfehlern können Sie aus Kulanz eine Reparatur anbieten oder einen kostenlosen Beratungsservice für einen gewissen Zeitraum.

Mit diesen wenigen Schritten schaffen Sie es, Ihren Kunden an Ihr Unternehmen zu binden, sodass er immer wieder gerne bei Ihnen kaufen wird. Das Optimum ist natürlich, besonders wenn Sie mit staatlichen Institutionen zusammenarbeiten, dass Sie den Kundenservice an den Vergabeverfahren der jeweiligen Staaten direkt anpassen können.